中山大学关于印发《中山大学全校性会议管理办法》的通知

中大办〔2014〕34号

 

校机关各部、处、室,各学院、直属系,各直属单位,各附属医院(单位),后勤集团、产业集团,各有关科研机构:

        为认真贯彻落实中央八项规定的要求,提高学校行政运作制度化、规范化水平,规范会议管理,提高会议实效,学校制定了《中山大学全校性会议管理办法》,该规范已经2014年第15次学校党委常委(扩大)会审议通过,现予以印发。

        请遵照执行。

 

中山大学  

2014年10月15日

 

中山大学全校性会议管理办法

 

        为改进工作作风,规范会议管理,提高会议实效,根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《中山大学贯彻落实中央改进工作作风、密切联系群众〈八项规定〉和〈实施细则〉的实施办法》(中大党发〔2013〕2号)等有关文件精神,结合我校实际情况,制定本办法。

        第一条  会议分类

        本办法所指的全校性会议,是指以学校名义或以校机关各部、处、室,直属单位名义召开的需各二级党委(党总支)、党工委,校机关各部、处、室,各学院、直属系,各直属单位,各附属医院(单位),后勤集团,产业集团,各有关科研机构有关人员参加的会议。

        (一)以学校名义召开全校性的会议。

        1.法律、法规规定或上级领导部门有关会议、文件确定需学校召开的会议,如党代会、教代会、党委全委会等;

       2.研究部署学校重大政策、改革措施、重要工作安排的会议,如春季工作布置会、夏季工作研讨会;

       3.学校行政与院系(医院)年度工作对话会;

       4.学校党委或党群部门以学校名义召开的工作会议:如党风廉政建设会议、党委系统工作会议等;

       5.校机关各部、处、室,直属单位提请以学校名义召开的研究、部署工作的专题会议,如学科建设专项工作布置会、本科教学工作会议、科技工作会议、医院工作会议、毕业生就业工作推进会议、重大传染病防控工作会议等;

       6.学校党委常委会议或校长办公会议决定召开的其他重要会议。

       (二)以校机关各部、处、室,直属单位名义召开的全校性会议。

       1.校机关各部、处、室,直属单位总结或布置年度工作的会议。

       2.校机关各部、处、室,直属单位组织业务秘书培训交流,布置、落实专项重点工作的会议。

       第二条  参会人员范围

       (一)以学校名义召开的全校性会议。

       1.可根据会议内容要求各二级党委(党总支)、党工委,校机关各部、处、室,各学院、直属系,各直属单位,各附属医院(单位),后勤集团,产业集团,各有关科研机构正、副职负责人参会。

       2.春季工作布置会、夏季工作研讨会、校领导工作研讨会、年度考核述职测评大会以及由学校主要领导批准的其他重要会议可邀请全体校领导参加;特别重要专题会议,可邀请学校主要领导、分管校领导同时参加;其它会议原则上由分管校领导参加。

       (二)以校机关各部、处、室、直属单位名义召开的全校性会议。

       1.可根据会议内容要求校机关各部、处、室,各学院、直属系,各直属单位,各附属医院(单位)、各有关科研机构业务秘书出席,需校机关各部、处、室,各学院、直属系,后勤集团,产业集团,各附属医院(单位)、各有关科研机构副职负责人出席的,应提请以学校名义召开。

       2.校领导原则上不出席以校机关各部、处、室、直属单位名义召开的全校性会议。特别重要的,可邀请分管校领导出席。

       第三条  会议审批程序

       (一)以学校名义召开的全校性会议管理部门为党委办公室和校长办公室(以下简称“两办”)。

       (二)由“两办”主办的以学校名义召开的全校性会议,须经分管校领导审批;校机关各部、处、室,直属单位提请以学校名义召开全校性会议,须经党委办公会或校长办公室会签意见后,报分管校领导审批。

       (三)以学校名义召开的全校性会议,需学校主要领导参加和各二级党委(党总支)、党工委,各学院、直属系,各附属医院(单位)、各有关科研机构正职负责人参加的,报分管校领导审核同意后,应报请学校主要领导审批。

       (四)以校机关各部、处、室,直属单位名义召开的全校性会议,由部门主要负责人审核后,报分管校领导审批。

       (五)校机关各部、处、室,直属单位于每年5月前,将下一学年度拟纳入《中山大学工作年历》的以学校名义召开全校性会议,或以本部门名义召开全校性会议的计划,按要求填写表格(见附件),报分管校领导审批同意后报校长办公室,由学校主要领导审定同意后纳入年历,下发执行。

       (六)校机关各部、处、室临时提出以学校名义召开全校性会议,或以本单位名义召开的全校性会议原则上不予批准。情况特殊的,由会议主办部门提出会议方案报党委办公室或校长办公室,由分管校领导、学校主要领导审批同意后方可召开。

       (七)学校财务部门每年年底汇总本年度全校性会议的计划和执行情况(包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等),报教育部备案。

       第四条  会议召开原则

       (一)精简。要大力压缩会议次数,克服形式主义和繁文缛节。不开年年举办、内容重复的会。同一部门召开的若干会议或虽不同部门但内容相关联的会议,应予合并或套开;凡可由部门或部门联合召开的会议,不以学校名义召开。

       (二)高效。会议要事先充分准备,科学安排议程,开短会、讲短话、力戒空话、套话。以学校名义召开的全校性会议会期不超过2天,以校机关各部、处、室、直属单位名义召开的全校性会议不超过半天。会议交流发言按需安排。减少会议拍照,一般不安排集体合影。

       (三)务实。要紧密结合工作实际,着力研究和解决实际问题,明确会议主题和议题,确保会议实效。避免出现议而不决、决而不行的现象出现。

       (四)节约。要厉行节约,严禁铺张浪费,会议费开支标准和支付方式,严格按照财政部印发的《中央和国家机关会议费管理办法》、教育部印发的《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》执行。一般不得到校外召开会议,严禁到高档宾馆开会。会议期间,不得安排宴请,不得组织旅游以及与会议无关的参观活动,不得以任何名义发放纪念品。会场布置务求俭朴实用,一般不制作会议背景板,主席台、发言席和会场不摆放鲜花。除统一发放的文件、材料外,不得再发放各种宣传材料、画册、文具等。

       第五条  会议召开程序

       (一)由“两办”主办的全校性会议,由“两办”负责起草会议通知,经分管校领导审签后,视会议内容由党委办公室或校长办公室统一编号印发。

       (二)校机关各部、处、室,直属单位提请以学校名义召开全校性会议,由主办部门负责起草会议通知,经分管校领导审批同意后,由党委办公室或校长办公室统一编号印发。

       (三)以校机关各部、处、室,直属单位名义召开的全校性会议,由主办部门负责起草会议通知,由本部门正职负责人审批同意后,编本部门文号印发。

       (四)会议主办部门负责在会前做好会议材料准备工作,并于会前2天报分管校领导审批,同时负责起草校领导的致辞、主持词等材料,并报请出席校领导审查。会议内容或会议材料有保密要求的,由主办部门负责做好保密工作,以及材料登记发放和回收等工作。

       (五)会议主办部门负责或牵头布置会场。

       (六)会议主办部门负责做好会议记录工作和照相工作,会议主办部门负责起草会议纪要,并按会议纪要发文程序报审后下发至各参会单位。主办部门负责对会议材料、会议记录(录音、录像、照相等)、会议纪要、会议通知、签到册等资料进行整理并及时归档保存。

       (七)会议主办部门根据会议内容,组织编写会议信息稿件,经宣传部审查后在校园网上公开,属涉及国家秘密、个人隐私等内容的会议信息,不予公开。主办部门认为需要新闻媒体报道的,经报请分管校领导同意后,由宣传部通知有关新闻媒体采访报道。宣传部负责对新闻报道稿件的审查。

       (八)会议所形成的决议或决定事项,由主办部门牵头,会同“两办”督办。

       第六条  会议会风管理

       (一)会议要求各部门正职负责人参加会议的,不得擅自安排副职或其他人员顶替。确因特殊原因不能出席的,应事先向会议主办部门以书面形式说明请假事由,办理请假手续,经校领导同意后委派副职参会。

       (二)凡校级会议,各部门与会人员应按会议要求,按时到会议地点报到。因特殊情况不能按时报到的,应向会议主办部门说明原因,最迟应在会前10分钟履行报到手续。没有履行报到手续又没有及时说明原因的,按缺席会议处理。

       (三)与会人员应自觉维护会场秩序,提前5分钟进入会场,不得迟到或早退。进入会场,要自觉将手机调到静音或震动。会议期间,严禁随意离开会场,不准在会场内抽烟,不准在会场内来回走动。

       (四)会议主办部门应认真检查与会单位和个人的到会情况,将无故缺席或中途无故退席会议的部门或个人记录在案,并在会后向上述部门或个人发出《会议缺席通知》。

       (五)无故缺席会议或中途无故退席的部门或个人,在接到《会议缺席通知》后,须在2日内向会议主办部门作出书面检查或说明,提交主持该会议的校领导审核。

       第七条  本办法自发布之日起施行,由党委办公室、校长办公室负责解释。

     

       中山大学校长办公室           2014年10月15日印发