按照学校教务部和研究生院的业务指引，每届新生入学后，由学院集中收集新生的火车票优惠卡办理信息，将需要办理火车票优惠卡的学生证/研究生证在指定位置贴好优惠卡，并盖章盖印。再由教务部/研究生院通知学院开始集中办理火车票优惠卡信息录入。因场地有限，收到通知后，各学院自行向所在校区（园）的大学服务中心预约办理时间，错峰办理。学院各自委派经办人前去所在校区（园）大学服务中心线下服务大厅办理，学院委派的经办人应对信息录入质量负责。