中山大学多媒体课室建设、管理、服务规范

       多媒体课室是现代教学环境建设的重要组成部分,是教育技术信息传递的展示平台,为更好地以教师为主导,学生为主体,规范化,制度化管理好多媒体课室,使其既能满足一般的教学需求,又能提供个性化的教学环境与服务。特制定本规范。

       一、总  则

       多媒体课室的建设、管理和服务,要从方便教师出发,为广大师生提供一流的服务。

       1.崇尚科学,求实创新,文明服务,遵纪守法,精益求精。

       2.加强多媒体教学环境的建设,统筹多媒体课室的设备建设、管理与维护,保证教学应用服务系统设备的正常运行。

       3.统一管理多媒体课室,课室内所有多媒体设备均由技术管理人员具体负责管理,并在校区招聘学生助理参与具体的管理事务,为教师使用多媒体教学手段提供帮助。

       4.积极参与多媒体技术的应用、管理、培训和推广工作。

       5.营造“以人为本,尊重教师,用心服务,务实高效”的工作氛围,打造一支精干高效的技术队伍,努力为师生提供优良的服务。

       到了2006年,大规模新建多媒体课室的工程已经完成,中心针对工作重点的转移和工作的主要矛盾,提出了“由以工程建设为主向以服务为主转变;由以硬的建设为主向以软的建设为主转变;由粗放式管理为主向精细化管理为主转变;由被动式工作向主动式工作转变;由事后为主向事前为主转变”的五个转变的工作思路和工作方法,启动了新一轮提升管理水平和服务质量的服务年活动。

       二、 多媒体课室建设

       1.多媒体课室建设规划、设备选型,要从方便管理维护考虑,实现智能化管理。

       2.坚持实用性、开放性、统一标准、统一管理,互相兼容,信息共享,具有良好的扩展和升级功能。

       3.公共课室的多媒体设备要选用名牌、国内占有量大、售后服务好的企业产品,选择质量好、稳定性高、故障率低、功能先进的设备(选商用机和工程机),以确保教学正常进行。

       4.多媒体设备配置的原则:A、系统可靠;B、配置合理;C、兼容性好;D、操作一目了然;E、化繁就简,简单实用;F、界面友好;G、功能专业;H、网络控制;I、前台应用后台管理。

       三、 多媒体课室管理

       (一)使用流程

       1.多媒体教室统一由学校教务部门安排使用,各单位应按教务部门审定的课程表授课。多媒体课室使用联系电话见附件一。

       2.变动上课时间、更改多媒体课室或临时使用多媒体课室,需提前到教务部门办理有关手续并将教务部门的批条交给多媒体课室值班室的人员。多媒体课室值班室联系电话见附件二。

       3.多媒体课室设备由网络与信息技术中心统一管理,使用教师上课前要熟悉多媒体设备的操作,领取多媒体讲台的钥匙。多媒体设备在使用过程中如遇到问题可拨打课室里的报故障电话(电话号码写在讲桌上或电话旁)。

       4.教师需在多媒体课室里的电脑上安装其他软件,应提前两天与管理人员提出要求,并提供正版软件,由管理人员协助安装调试。多媒体课室电脑安装的标配软件见附件三。

       5.教师自带光盘、U盘、软盘、移动硬盘等外部存储设备及制作的PPT课件,应提前一天联系技术人员测试其兼容性、安装驱动程序并确认无病毒后方可使用。PPT课件制作建议见附件四。

       (二)故障处理流程(适合管理人员和学生助理)

       多媒体课室设备出现异常时,要及时排除故障,要求做到:及时维修,冷静处理,戒骄戒躁,团结合作,有问必答,一流服务。

       1.接到报障时要问明原因,及时回复处理意见。

       2.在排除故障过程中应遵守操作规范。

       3.不带电操作,注意设备及人员的安全,以免发生意外。

       4.故障排除后及时填写“故障登记表”,离开课室。

       5.暂时处理不了的故障,应立即告知有关人员,争取尽快解决。

       6.故障无法排除时,应采取应急措施(换用手提电脑、便携投影机、便携扩音设备等),并向老师做好解释;若课室还不能使用,及时商量调整课室继续上课,并告知教务部门调整排课。

       7.若设备故障严重,需有关单位派员前来修理时,应及时报告主管主任,联系配件和修理事宜。课室设备正常后,做好记录并及时告知有关人员。

       (三)设备管理

       1.以人为本,分项目专人负责管理,提高管理人员工作责任感。

       2.提倡群体协同作战精神,设备应用维护不分彼此,共同完成。

       3.学期末和寒暑假结束开课前,管理人员需对所有设备进行维护检修,发现较大故障要及时通知主管主任并尽快给予解决,需更换设备,要有详细的原因说明,及时更换,确保设备正常运行。

       4.多媒体设备和维修工具一般不对外借出。确因教学工作需要借出者,需经主管主任同意并按规定办理借出手续,按时归还。

       5.设备的增加和报废,按中心设备管理条例办理,管理人员配合设备专职人员工作。

       6.设备使用人要有一份自己使用管理的设备清单,记清设备的名称、型号、数量、功能指标、使用位置、重大维修时间次数等。

       7.建立使用登记制度,技术管理人员应做好设备使用状况记录、设备检查、维护等。

        (四)设备维护检修

       1.主动与使用教师联系,请使用教师在上第一节课之前来熟悉设备的操作。

       2.上课前10分钟开启课室的多媒体设备,使之正常运行启用。

       3.帮助教师在多媒体课室里的电脑上安装其需要的教学软件、外部存储设备。

       4.尽可能减少投影机的启动次数,以免缩短投影灯的使用寿命。

       5.每天测量课室无线话筒的电池电力,1.5伏电池低于1.4伏、9伏电池低于8.5伏的要更换,避免因电池漏液而损坏话筒。

       6.每天开机后要利用控制面板,对各系统进行一次转换,检验中控系统是否良好。

       7.严格按操作规程操作。

       8.注意设备的防火防盗,每天检查每间多媒体课室的设备是否齐全、是否可以正常运行,发现问题及时报告。检查整理多媒体讲台里的联线,对有问题、老化的电源线和电源板要及时更换;检查投影机吊架和音箱架,发现问题及时加固。

       9.每天巡视多媒体课室,有日志,如发现排了课而老师和学生都没有来的课室,要把投影机关掉。

       10.每周对多媒体设备进行一次详细检查,发现故障隐患,提早采取措施,减少大故障的发生。每周对电脑进行病毒库升级、打补钉、杀病毒。考试前对FM语言听力系统进行检查,每个学生座位的桌面都用接收机扫描,如教学楼附近的手机基站、无线网等有干扰,要向教务部们反映,听力考试时最好能关闭。多媒体设备检查登记表见附件五。

       11.每学期寒暑假都要对电脑要重装一次系统;利用寒暑假保养投影机:对防尘罩进行除尘,对使用两年以上的液晶投影机根据每台机的实际情况有需要的可做深度清洗。

       12.做好设备的管理和统计工作,给每台设备建立电子档案。何时出现过什么故障、何时维修保养过、放置地点变动情况、主要性能指标都要随时记录。

       四、前台服务

       1.接听报障电话要有礼貌有耐心,问清故障原因,若能电话解决的,简单明了告知解决方法。如电话内不能解决问题,要问清楚是哪间课室及主要故障现象,并及时外出处理。

       2.同时有多个课室报障的,应按先易后难的原则处理。需其他人员或中心相关部门人员前往处理的,应作好记录,及时转告相关人员。

       3.来电涉及外单位其它部门的,要耐心回答,指引途径。如要转告,应作好记录,留下联系方式;需来电者直接联系的,告知对方联系方式。

       4.非多媒体课室业务来电,要及时转告中心分管主任,前台值班能独立处理的,处理完要及时向中心分管主任汇报。

       5.业务咨询电话要根据相关业务流程告知对方。

       6.对投诉电话,要问明投诉对象、时间、地点、事因并作好记录,耐心合理作出答复。

       7.因急事外出工作,办公室较长时间无人值班,应在门口张贴告示,告知解决途径。

       8.认真听取教师与学生的意见,对误解给予耐心,细致的解释。

       9.建立沟通反馈机制,定期收集老师对使用设备和服务的意见,并及时改进、反馈。每周与教务部门联系一次、找上课老师交谈了解情况,每学期发放情况调查表等,形成“三早”制度,即早沟通,早发现,早解决,对于收集到的问题,及时解决,并反馈。在服务态度方面,转变服务作风,提倡主动服务,变“要我服务”为“我要服务”,主动与老师沟通,注重服务质量,构建和谐的老师关系,为老师提供优质服务,使老师感到满意。多媒体课室教学设备及服务调查表见附件六。

       五、多媒体课室服务人员

       1.多媒体课室服务人员应具备电子、计算机、教育技术等专业知识,有较强的计算机操作经验和硬件维护能力,有一定的视音频知识和广播音响无线电技术、维修经验、网络终端运行维护和工程布线能力。具备较强的数据统计能力,有现场独立处理故障的能力。

       2.多媒体课室服务人员应有学习上进心和工作责任感,服务态度好,有团队意识,组织纪律性强,沟通能力好。

       3.每天至少到课室检查设备一次,注意设备的防火防盗。发现异常情况应当及时向校区教务部门或校区保卫部门报告。

       六、学生助理

       1.严格依照安排的时间,提前到位。处理故障参照《多媒体课室故障处理流程》。

       2.熟悉工作环境和教学设备,接受培训学习,掌握基本的多媒体设备应用与维护技术,按工作流程操作。

       3.树立为教学服务思想,工作积极主动,热情服务。

       4.爱护课室多媒体教学设备,关心设备的使用状况,注意课室设备的安全和消防。

       5.同学间团结互助,交流管理经验、体会,共同提高业务水平。

       6.学生若停止助理工作,应提前向网络与信息技术中心办公室(校区IT服务室)提出书面报告。

       七、多媒体课室的物业化管理

       移交给物业管理公司负责管理与服务的多媒体课室与设备,遵循下列规范管理。

       (一)物业公司的工作范围和职责

       1.遵守本规范其余各章规定。

       2.负责校区公共教学楼多媒体设备的日常管理和服务,包括设备安全、故障处理和设备的日常定期保养。

       3.负责校区公共教学楼多媒体课室设备的检查维护,为师生提供优质的服务。

       4.负责校区公共教学楼多媒体课室保修期限外的设备维修,保修期限内的设备维修由供应商负责。

       5.按我方要求对设备进行调整、重新安装、调试,材料费由我方支付。

       6.为多媒体课室使用者(含经批准的学校相关部门举办各种活动)提供设备使用技术支持。

       7.定期向我方提交人员的更新、物品和课室的管理与服务流程情况,提交故障、应急与投诉处理和流程,物品使用情况及相关报表。

       (二)网络与信息技术中心的权利和义务

       1.代表学校行使与物业公司的协调沟通,对物业公司提供的多媒体课室管理服务实施监督检查。

       2.负责多媒体课室的规划、建设、设备申购、固定资产办理。

       3.制定物业公司应遵守的多媒体课室管理制度并监督使用人遵守。

       4.根据学校考核结果对多媒体课室管理服务工作进行奖惩。

       5.与学校教务部门及时沟通,恳请他们及时将最新的排课表或课室使用安排表交给物业公司,如有校级领导、院士、著名教授使用课室或大型重要活动使用多媒体课室,及时通知物业公司。

       6.协助物业公司做好多媒体课室管理工作。

       八、附则

       1.本规范自发布之日起开始试行。

       2.本规范解释权在中山大学网络与信息技术中心。

 

 

 

                                       网络与信息技术中心

                                    二〇一〇年十一月二十二日