公文信息系统面向的用户为中山大学在职教职工，登录网址是： https://oa.sysu.edu.cn 。系统主要提供校内文、校外来文的起文、办理和查询功能；提供校内门户和主页的信息发布功能。

目前系统提供了两种登录方式：

1. 校内各部处、各学院教职工通过NetID账号登录。
2. 无NetID账号的人员，可通过校务账号（工资号）登录。

如公文未流转到其他单位，请单位文件管理员在内部删除后，发件人重新拟稿发文。如公文已流转至学校领导或其他部门，请用户联系校办020-84111586沟通。

开通相关权限后，请退出当前账号重新登录。如重新登录后仍未生效，请联系校办020-84111586。

可通过以下的方式进行打印公文信息表或文件：

1. 直接在公文内部的“基本信息”中点击“公文信息表”按钮，下载打印公文信息表。
2. 在公文内部的“基本信息”中点击“整合 pdf ”按钮，下载打印公文信息表或所有的文件（只支持word格式文件）。
3. 在办文列表或查询列表中找到该份公文，点击预览按钮，在打开的预览界面中直接打印公文信息表或文件内容(预览只支持Chrome, Edge(80.0及以上), Firefox, Safari等浏览器)。

如果公文尚未由本单位文件管理员提交到外单位，请流转到文件管理员做删除处理，然后重新拟稿；

如公文已流转到外单位，则不支持删除，可归档后重新拟稿处理。

操作如下：左侧菜单“校内公文->办文”列表中，选择对应公文的右侧交叉图标（当前办理人是文件管理员）。

公文删除后无法恢复，请谨慎操作。

1. 使用在线编辑功能，需要先安装插件；
2. 目前暂时只提供 word 和 excel 的在线编辑。同时，建议用户安装中山大学正版 office 套件，详见：ms.sysu.edu.cn 。
3. 如用户在保存在线编辑的文档或者提交的时候出现报错的提醒，如“文件保存失败”，一般是由于以下情况造成的：用户在线编辑文件超时、在该页面停留的时间过久并且无任何操作、在编辑文件的过程中退出或重新登录系统。

登录系统后，可在左下角的帮助中心下载帮助视频。

系统常用流转人是根据个人历史流转频率排序显示，排序第一的为默认流转人。

新建或打开任意一份公文（校内文与校外文）,在“选择处理人”处选好了流转目标人员后，右键点击人员姓名的方框，即会弹出“设为默认流转人”的菜单选项，然后点击即可设定该人员为默认流转人。

注意校内文和校外文的默认流转人是不一致的，需要分别设置，二级阅办的默认流转人则与校内文的设定保持一致。

一般情况下，系统会在一定时间后自动变更，免职人员仍然保持约一个月交接期权限。如有特别需求，请提供变更依据（学校发文），联系校办020-84111586更新相应的权限。

请校对后选择流转操作，成功提交后再选择用印提交。请注意在校对操作未完成时，无法进行其他类型的操作。

1. 正文上传的文件有且只能一个，附件和参考资料上传的数量没有做限制；但在正文、附件和参考资料中所上传的每个文件大小限制为500M。
2. 请勿上传没有后缀名的文件。
3. 因压缩文件中的内容无法预览，非特殊情况下尽量不上传压缩包格式的文件。

系统提供撤回和删除功能，请创建人或者审批人直接撤回。具体操作如下：左侧菜单: 信息发布 -> 查询 -> 信息发布查询列表，在列表中点击需要删除的文章的相关图标。

PDF预览页面标签是根据正文的Office文件标题(右键属性->详细信息->标题)生成的。如在过往文档基础上编辑，但是没有注意修改Office文件标题，会造成不一致，请注意调整。

系统预览使用第三方套件，无法保证100%格式一致。请使用正版 Office Word 编辑所有正文和附件，能最大限度确保PDF预览效果与原文档一致。请注意文档在大纲视图中的隐藏文字，有可能会影响PDF预览效果。

1.确保当前发文已用印。

打开公文，若发现没有以下相关选项：

也没有发布的操作按钮：

此时，请确保当前发文已用印。

2.需要对外发布的公文，在信息发布处必须选中“发布”。

3.只有文件管理员可以发布信息。

如果当前用户不是文件管理员，请流转到文件管理员账号处理。

根据宣传部要求，学术讲座需要先后由副职、正职人员审核通过后才能发布。

第一步仅能选择副职，第二步由副职人员选择正职人员，第三步通过发布。

新入职用户由人力资源管理处工作人员录入人事系统后，通过数据交换平台传递到OA系统。

如发现没能找到有关流转用户，请确保其信息已在人事系统中审批通过后经过12小时，并且该用户至少登录过一次OA系统激活账号。

用户在发布信息后如发现需要做调整，请发布人或审批人进入左侧菜单“信息发布->查询”页面中，查询到该条信息后，在列表右侧处点击撤下，信息就会返回到可编辑状态。编辑完成后，请务必点击“保持草稿”按钮后再点击“提交信息发布”，即可完成信息的调整，发布时间仍然是原发布时间，所有操作均会在后台留下痕迹。

可通过学校统一权限管理平台（https://uap.sysu.edu.cn）进行临时授权处理。

注意：目前仅有OA文件管理员权限可进行临时授权，OA普通用户不能进行临时授权。

操作步骤： 
1. 登录 https://uap.sysu.edu.cn 。

2. 点击“临时授权”，打开临时授权页面，看到可以授权的角色 。

3. 点击上面的方框，打开“授权”弹窗 。

4. 填写授权对象及授权时间等信息，点击提交完成临时授权。

5. 查看是否已成功授权，点击右上角“点击查看授权记录”，弹出授权记录。

可通过学校统一权限管理平台（https://uap.sysu.edu.cn）取消临时授权。

操作步骤： 
1. 直接登录https://uap.sysu.edu.cn。

2. 点击“临时授权”，打开临时授权页面，看到可以授权的角色 。

3. 点击右上角“点击查看授权记录”，弹出授权记录。

4. 选择需要调整的临时授权记录，点击右边的“取消授权”即可。  

系统账号与工号一一对应，当工号变更后，NetID也会随之对应新的工号。由于不确保工号变更后用户的岗位职责是否发生变化，新工号对应的账号将不会具有旧工号账号所对应的权限和公文数据。请登录原工号的校务账户尽快处理公文，以后的公文都在新工号的账号处理。用户后续可通过文件管理员查看旧有公文，并可导出PDF以供保存。

请确保使用正版 MS Office 软件编辑 doc 或 docx 文件，并不要在文档中插入任何的控件、宏。如确认格式正确，但仍然被退回，可重新尝试发布。如仍然发布失败，请检查文档格式。

可能情况如下：

1、如果该发文已经发布过了，则无法重复发布，如确实需要修改，请到信息发布处删除原已发布的信息后重新发布。

2、发文稿纸处没有勾选发布，请勾选流转后再选择发布。

3、文件发布失败，请在信息发布处确认，可直接在信息发布处尝试重新发布。

这是由于该公文的流程发生了变化后，用户的页面没有刷新，当再次打开时已不再具有编辑权限或查看权限。

呈批文需要拟稿单位和归档人所属部门为同一单位，发文需要用印和发布（如需要）后才可归档。

请到左侧菜单 -> 管理与设置 -> 编号管理处配置使用人。如编号无法删除，那是因为正在被使用，请禁用，或点击“配置”删除使用人。

印章由各单位自行设定，默认只有“不同意用印”。如需要其他印章，请到左侧菜单 -> 管理与设置 -> 印章管理 处设置。

公文是比较严谨的业务，原则上不允许修改和抹掉流转痕迹，请用户检查清楚再提交数据。对于校内文尚未流出部门的公文，可重新拟稿流转；对于校外文，可流转到原审批人员重新修改意见。如仍有业务上的问题，请联系校办。

只有单位的正职人员才可以在负责人意见栏目填写意见。如需开通相关权限，请联系校办。

对待办公文的正文或附件进行修改后，在提交操作前，所有修改数据都是临时存放，不会正式生效，也不会对其他用户可见，点击PDF整合时仍然显示修改前的文件。只有在提交流转后，文件修改操作才会正式生效。

通过统一门户访问OA不支持使用在线编辑器，如需使用在线编辑器请直接访问OA系统网址 https://oa.sysu.edu.cn。